1. Objet du système de vidéosurveillance
Nous, Herbert Smith Freehills Paris LLP ("HSF" ; située au 66 avenue Marceau à Paris, 75008) utilisons dans nos locaux un système de vidéosurveillance pour nous aider à fournir un environnement sûr et sécurisé aux personnes qui travaillent dans nos locaux, ou qui s'y rendent en tant que visiteurs, et pour la protection de nos biens. Ce dispositif de vidéosurveillance a pour finalité de nous permettre :
- D'assurer la sécurité des personnes ;
- D'assurer la sécurité de nos locaux ;
- De prévenir toute infraction;
- de diminuer la crainte générée par l'insécurité et de fournir au personnel d'HSF un environnement plus sécurisé ; et
- De faciliter l'arrestation et la poursuite de tout auteur d'infraction.
La base légale de ce traitement de données à caractère personnel est notre intérêt légitime (cf. article 6.1.f) du Règlement européen sur la protection des données) de disposer d'un lieu de travail sécurisé.
2. Accès et Communication
2.1 Contrôle d'accès
L'accès au système de vidéosurveillance et à toute image enregistrée par ce biais contenant des données à caractère personnel (les "Enregistrements") est strictement contrôlé et limité aux seules personnes qui doivent y avoir accès conformément à la présente politique de confidentialité (à savoir en particulier le Directeur Général et le Responsable des Services Généraux et les forces de l'ordre). Un tel accès ne sera accordé qu'avec l'approbation de la Direction.
Les Enregistrements ne pourront être communiqués à des tiers qu'aux fins décrites ci-dessous et conformément aux lois et réglementations applicables à la protection des données à caractère personnel.
Afin d'atteindre les objectifs énoncés ci-avant, il peut être nécessaire pour nous de partager les Enregistrements en interne avec nos bureaux, succursales et entités associées. Ces destinataires peuvent être situés à l'extérieur du pays d'enregistrement. Pour plus d'informations sur le partage de vos données entre nos entités à l'international, nous vous invitons à consulter notre Politique de confidentialité sur notre site Web.
2.2 Objet de l'accès
Les Enregistrements ne pourront être visionnés qu'aux fins suivantes ;
- Pour mener une enquête sur une infraction présumée ; ou
- Pour mener une enquête sur un incident de sécurité.
Tout visionnage autorisé sera consigné dans un registre.
L'utilisation des Enregistrements aura pour objectif d'aider à l'identification et à la détection des auteurs d'infraction ou à l'enquête concernant un incident de sécurité.
2.3 Communication à la Police
La police ne peut pas obtenir l'accès à nos systèmes de vidéosurveillance, sauf dans les circonstances suivantes :
- Une situation d'urgence ou instruction d'incident grave ;
- Un besoin d'identification des auteurs d'une infraction ; ou
- Pour satisfaire à notre demande (conformément à la présente politique de confidentialité).
En cas d'infraction, les Enregistrements pourront être fournis à la police suite à la réception d'une demande officielle en ce sens.
Toute demande de la police visant à obtenir des Enregistrements du système de vidéosurveillance sera notifiée à notre Direction. Une telle demande ne sera satisfaite que si elle est conforme à la réglementation applicable. Toute demande à ce titre sera également consignée dans un registre.
2.4 Droit d'accès individuel
Vous avez le droit d'accéder aux données à caractère personnel vous concernant ou de demander leur effacement. Vous disposez également d'un droit d’opposition et d’un droit à la limitation du traitement de vos données à caractère personnel (cf. cnil.fr pour plus d’informations sur vos droits).
Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, , vous pouvez nous contacter comme indiqué ci-dessous (cf. Article 6 – Contact et informations complémentaires).
3. Emplacements des caméras de vidéosurveillance
Les caméras de vidéosurveillance sont installées à des endroits stratégiques afin de pouvoir observer les points d'entrée et de sortie de nos bureaux. Les employés d'HSF sont ainsi filmés par le dispositif. Les visiteurs occasionnels des locaux d'HSF sont également susceptibles d’être filmés.
Lorsque les lois et réglementations sur la protection de la vie privée l'exigent, des panneaux d'information sont installés aux endroits appropriés pour informer les employés et les visiteurs de l'existence de ce système de vidéosurveillance et fournir nos coordonnées pour ceux qui souhaiteraient obtenir d'avantages de renseignements sur ce traitement.
4. Mesures de sécurité
4.1 Les mesures de sécurité appropriées sont mises en place pour conserver les Enregistrements afin de garantir un niveau de sécurité approprié au risque (exemple de mesures mises en place : accès physique au traitement protégé, procédé d'authentification, traitement réalisé sur un réseau interne). À ce titre, les Enregistrements ne sont pas placés dans un endroit accessible à nos employés (à l'exception de ceux en possession des droits d'accès requis) ou au public, ni transmis d'une quelconque manière autre que celles prévues dans la présente politique de confidentialité.
4.2 Nous prenons toutes les précautions raisonnables et nécessaires pour protéger les Enregistrements :
- du mauvais usage, de l'interférence ou de la perte ; et
- de l'accès, de la modification, et de la communication non-autorisée.
5. Durée de conservation des images de vidéosurveillance
Les images de vidéosurveillance et les Enregistrements sont conservés pour une durée de un (1) mois.
En cas d’incident lié à la sécurité des personnes et des biens, les Enregistrements peuvent néanmoins être extraits du dispositif. Ils seront alors conservés sur un autre support le temps du règlement des procédures liées à cet incident et accessibles aux seules personnes habilitées dans ce cadre. Les Enregistrements seront effacés et en toute sécurité dès que ces procédures auront été réglées.
6. Contact et informations complémentaires
Pour toute question au sujet de cette politique de vidéosurveillance, ou pour nous faire parvenir une plainte écrite visant la façon dont nous traitons vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter à [email protected].
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés ou que le dispositif de vidéosurveillance n’est pas conforme aux règles de protection des données à caractère personnel, vous pouvez adresser une réclamation en ligne à la CNIL ou par courrier postal.
Date: Octobre 2019